Ouverture de l'application…

La Savonnerie Mobile

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Adresse mail Mot de passe

La Savonnerie Mobile

Première ouverture : reprendre les fiches

Choisissez le fichier « donnees-la-savonnerie-mobile.json » : les fiches, les adresses, les échanges et les devis de l'application claude.ai entrent dans cette base. À faire une seule fois.

Aujourd'hui

Un devis se fait dans la fiche de la structure (onglet 1, « + Faire un devis »). Devis accepté : l'atelier arrive ici, avec sa convention et sa facture.

Nouvelle fiche

Suivi

Devis envoyé en

Signé en

Pas cette année À appeler STOP (ne plus écrire)

La structure

Raison sociale Type (mairie, comité des fêtes, CSE…) Adresse (numéro et rue)

Code postal Ville

Pays Département ou canton (France : rempli tout seul)

Adresse postale (si elle est différente, ex. : la boîte postale d'une mairie)

Code postal (adresse postale) Ville (adresse postale)

Licence

Fichiers (coche ou décoche pour changer de fichier)

Remarques

Personnes, mails et téléphones

Peut-être la même structure

« Regrouper ici » : ses adresses et ses réponses passent dans cette fiche, puis l'autre fiche disparaît.

Devis

Réponses et échanges

Qui a répondu

Réponse Date

Campagne Ce qu'ils disent (tu peux coller leur mail) Prochaine étape (ce que tu dois faire) Date prévue (laisse vide si c'est tout de suite) Étape faite

« Devis envoyé », « Signé », « Pas cette année » et « STOP » cochent aussi la case du suivi.

« Transmis » : ils ont fait suivre notre mail, ce n'est pas « Intéressé ». Un mail de remerciement prêt (qui demande le contact direct de la personne qui organise les animations) arrive dans « 2. Envois » › Petits mots à écrire.

Importer un fichier

Choisis un fichier .csv. Pas de doublon : une adresse mail déjà là n'est pas recréée, et une structure déjà là (même nom, même ville) est seulement complétée. Les structures sans mail sont gardées : elles vont dans « À appeler ». Rien n'est effacé.

Fichier Reprendre aussi les « mail en erreur » du fichier (les STOP sont toujours repris)

Nouvel envoi

Quel envoi ? Année

Le mail et le paragraphe de chaque fichier sont pré-remplis. Vous les relisez et les changez avant de préparer le calendrier.

Envoi

Nom de l'envoi Premier jour d'envoi (les jours fériés et les jours sans envoi sont sautés) Objet du mail ({{STRUCTURE}} = le nom de la structure) Le mail, commun à tous ([ATELIERS] = l'endroit où vont les paragraphes ci-dessous ; {{STRUCTURE}} et {{VILLE}} sont remplis par Mail Merge)

Le paragraphe de chaque fichier

Chaque structure reçoit les blocs de ses fichiers. Une structure dans deux fichiers reçoit un seul mail, avec ses deux blocs. Un bloc vide : rien pour ce fichier. Une structure sans aucun bloc reçoit le bloc « Autres ».

Qui reçoit cet envoi

Jamais : les adresses en STOP ou en erreur, les fiches STOP et les fiches sans mail.

Aperçu

Le mail d'une structure du fichier

Mail de remerciement

Pour les réponses « Transmis » : il remercie et demande le contact direct de la personne qui organise les animations.

Objet Le mail

Réglages des envois

Mails par jour au maximum (idéal : 40 à 60)

Jours d'envoi

Les jours fériés sont toujours sautés. Un calendrier déjà préparé ne bouge pas : cliquez « Refaire le calendrier » pour qu'il suive les nouveaux réglages.

Nouveau devis

La structure

Raison sociale Adresse (numéro et rue)

Code postal Ville

Adresse postale (si elle est différente)

Code postal (adresse postale) Ville (adresse postale)

L'atelier

Atelier Participants (ex. : 8 à 12 adultes)

Date de l'atelier : du au (vide si un seul jour)

Pour « du … au … » : collez le texte « tiroir_transmis_du_au.txt » dans l'éditeur SQL de Supabase, cliquez « Run », puis rechargez cette page.

Heure (ex. : 15 h) Nombre d'ateliers

Lieu de l'atelier

Le prix

Prix, en euros (tous les ateliers ; ex. : 350) TVA Kilomètres aller-retour (remplit les frais de déplacement)

Remarques sur le devis (facultatif, ex. : déplacement compris) Devis valable Me rappeler de relancer le (vide : pas de rappel)

Ce jour-là, le rappel est dans « 2. Envois » (Petits mots à écrire) et dans la fiche. Il s'efface tout seul si le devis est accepté ou refusé.

Le devis est daté du jour où vous le créez. La fiche se coche « Devis envoyé en » l'année du devis.

« Télécharger le Word » enregistre aussi. Plus tard : bouton « Devis (Word) » dans la fiche.

Convention d'atelier

Les cases sont reprises du devis quand il est accepté.

La structure

Raison sociale Adresse (numéro et rue)

Code postal Ville

Adresse postale (si elle est différente)

Code postal (adresse postale) Ville (adresse postale)

Licence

N° SIRET (si besoin) Code APE (si besoin)

N° de TVA intracommunautaire (si besoin)

Signataire (prénom et nom) Sa qualité (ex. : maire, président)

L'atelier

Atelier Participants (ex. : 8 à 12 adultes)

Date de l'atelier : du au (vide si un seul jour)

Pour « du … au … » : collez le texte « tiroir_transmis_du_au.txt » dans l'éditeur SQL de Supabase, cliquez « Run », puis rechargez cette page.

Heure Nombre d'ateliers

Lieu de l'atelier

Le prix

Prix, en euros (tous les ateliers) Taux de TVA

Les textes de cette date

Changez-les ici pour cette date seulement. Les {{…}} se remplissent tout seuls dans le Word. Repères : « ## » devant un titre d'article, **gras**, [SAUT DE PAGE], [SIGNATURES].

Texte de la convention

Fiche d'accueil

Mettre la fiche d'accueil à la fin de la convention

« Télécharger le Word » enregistre aussi.

Facture

Date de la facture À payer au plus tard le

Les montants viennent de la convention : pour les changer, « Remplir la convention ». Le RIB vient de « Infos de l'association et modèles ».

« Télécharger le Word » enregistre aussi. Le numéro de facture est donné au premier enregistrement.

Contrat de travail

Artiste ou technicien

Quelqu'un manque ?

Fonction (ex. : comédien, régisseur) Lieu de travail

Objet (ce pour quoi la personne est engagée) N° d'objet (France Travail) (rempli selon le spectacle ; numéros dans « Infos de la Cie et modèles »)

Pour garder le n° d'objet : collez le texte « tiroir_feuille_route.txt » dans l'éditeur SQL de Supabase, cliquez « Run », puis rechargez cette page.

Du Au

Nombre de cachets Brut par cachet, en euros (repère CCNEAC 2026 : 162,75 € pour 1 ou 2 cachets dans le mois)

Nombre d'heures (facultatif) Brut de l'heure, en euros

Planning (une ligne par répétition ou représentation) Défraiements (vide : phrase habituelle sur les barèmes de la convention collective) Date de signature (vide : à remplir à la main)

Texte de ce contrat de travail

« Télécharger le Word » enregistre aussi.

Feuille de route

Pour les calculs, il faut la clé Google Maps : « Infos de la Cie et modèles » › Google Maps. Sans clé, remplissez à la main.

Le trajet

Départ de

Lieu de l'atelier (nom) Adresse du lieu de l'atelier

Voir le trajet sur Google Maps

Nombre de km Temps de trajet (ex. : 1 h 25)

Jour de départ Heure de départ

Pause par heure de route Arrivée (calculée ; modifiable)

L'hébergement

Nom de l'hôtel

Voir sur Google Maps

Adresse Téléphone

Petit déjeuner inclus Remarques (petit déjeuner)

Parking de l'hébergement Trajet entre l'hébergement et le lieu de l'atelier

La restauration

Sur place

Pièce pour nos affaires Parking

Contact accueil (nom, téléphone) Contact animation Contact salle Remarques

« Télécharger le Word » enregistre aussi.

L'équipe

Les artistes et techniciens, avec leurs spectacles. Leurs informations servent aux contrats de travail ; elles restent dans votre appli, derrière votre mot de passe.

Nouvelle personne

Civilité Fonction habituelle

Prénom Nom

Spectacles

Téléphone Mail

Adresse complète

Date de naissance Lieu de naissance

N° de Sécurité sociale N° de Congés Spectacles

Remarques Travaille encore avec la Cie

Infos de l'association et modèles

Ces infos vont sur les devis, les conventions et les factures.

L'association

Nom Forme

Adresse (numéro et rue)

Code postal Ville

Téléphone Mail

Site

N° SIRET Code APE

N° de TVA intracommunautaire Licence

Signataire (prénom et nom) Sa qualité (ex. : présidente, trésorière)

Prix et paiement

TVA habituelle Prix du kilomètre (barème fiscal, voiture de 7 CV) Devis valable

Paiement (se lit après « Le paiement est effectué… ») Mention sur la TVA (devis, convention, facture) Conditions sur les devis (une par ligne)

Le RIB (sur les factures)

Titulaire du compte Banque

IBAN BIC

Google Maps (feuille de route)

Facultatif. La clé sert à calculer les trajets et à retrouver l'adresse et le téléphone d'un lieu. Elle commence par « AIza ». Elle reste dans votre application (Supabase).

Clé Google Maps

Les modèles

Chaque nouvelle date part de ces modèles. Les {{…}} se remplissent tout seuls. Repères : « # » titre, « ## » titre d'article, **gras**, « - » en début de ligne pour une liste, [SAUT DE PAGE], [SIGNATURES]. Une ligne avec {{?…}} disparaît si l'info est vide.

Convention d'atelier

Fiche d'accueil

Contrat de travail (CDDU)

Les {{…}} possibles